Guida alla ricetta elettronica

 

Guida alla ricetta elettronica

La ricetta elettronica permette di gestire in modo informatizzato le prescrizioni mediche e veterinarie, dalla presa in carico fino all’erogazione dei prodotti. Per poter utilizzare correttamente il servizio è necessario configurare il gestionale della farmacia con i relativi dati identificativi e assicurarsi che i dispositivi utilizzati per la lettura dei codici siano correttamente configurati.

Ricetta elettronica

L’identificativo della ricetta elettronica è il NRE (Numero di Ricetta Elettronica), riportato sul promemoria attraverso due codici a barre.

Per poter dispensare una ricetta elettronica è necessario inserire nel gestionale i codici identificativi della farmacia, attraverso la sezione dedicata ai dati della farmacia. Nel gestionale il percorso è Strumenti-> Parametri-> Dati Farmacia, nella sezione "Ricetta Elettronica" del tab "Tariffazione". I parametri richiesti possono variare in base alla Regione. Ad esempio, per la Lombardia sono richiesti il Pincode, l’ID della farmacia e il nome del PC o l’indirizzo IP della postazione sulla quale sono presenti la smart-card e il software SISS. Per alcune Regioni possono essere richiesti ulteriori dati: ad esempio, in Puglia sono obbligatori anche il codice fiscale e la provincia e, sul PC  con la smart-card, il relativo software deve essere installato e attivo. 

Una volta completata la configurazione, durante la vendita è possibile leggere tramite il lettore ottico i due codici a barre che compongono l’NRE e il codice fiscale dell’assistito.

La lettura del primo barcode apre una maschera nella quale vengono inseriti il secondo barcode e il codice fiscale.

Il codice fiscale è generalmente obbligatorio, ad eccezione degli assistiti stranieri.

L'NRE può essere letto anche durante una vendita in contanti (vendita libera). In questo caso il tipo di vendita viene modificato automaticamente in base al codice di esenzione dell'assistito riportato sul promemoria.

 In alcune Regioni è inoltre possibile ricercare le ricette direttamente attraverso il Fascicolo Sanitario Elettronico, utilizzando i dati identificativi richiesti dal sistema. In Lombardia, oltre al codice fiscale, è necessario inserire le ultime 5 cifre della Tessera Sanitaria, previa abilitazione del Fascicolo Sanitario Elettronico da parte dell'assistito. Dal tab "Ricetta Elettronica" si seleziona "Cerca Promemoria" e si inserisce il codice fiscale. Vengono utilizzate le ricette dell'ultimo mese, comprese quelle già erogate; dopo aver selezionato quelle di interesse e premuto "OK", le ricette vengono prelevate e prese in carico automaticamente in vendita.

 Per garantire la corretta lettura dei barcode è necessario configurare adeguatamente il lettore ottico. La procedura varia in base al modello utilizzato e prevede, per i dispositivi supportati, la lettura in sequenza degli appositi codici di configurazione. Una corretta configurazione del lettore è quindi indispensabile per poter acquisire correttamente i dati presenti sul promemoria della ricetta elettronica.

Per configurare Cipherlab 1000-1090-1100-1105-1500-1502 scaricate e stampate il documento da questo link e leggere in sequenza i codici a barre riportati sul documento.

Per configurare AXON C1200-2000 scaricate e stampate il documento da questo link e leggere in sequenza i codici a barre riportati sul documento.

Per configurare Cipherlab 1070 scaricate e stampate il documento da questo link e leggere in sequenza i codici a barre riportati sul documento.

Per configurare Symbol-Motorola ls2208 scaricate e stampate il documento da questo link e leggere in sequenza i codici a barre riportati sul documento.

Una volta inseriti i dati della ricetta, il gestionale comunica con il sistema centrale e procede alla presa in carico della prescrizione. Nel tab dedicato alla ricetta elettronica vengono visualizzate le principali informazioni: NRE, codice fiscale, eventuale esenzione, ASL, data di prescrizione, giorni di validità residui, stato della ricetta, prodotto o gruppo di equivalenza prescritto e quantità richiesta.

La schermata indica inoltre se il prodotto è gestito dal Robot, la giacenza complessiva dei prodotti equivalenti e la presenza di eventuali limitazioni alla sostituzione tramite un'icona a forma di lucchetto. Il lucchetto verde indica "non sostituibile" per i codici motivazione 1,2 o 3, mentre quello rosso indica "non sostituibile" per il codice motivazione 4.

Il sistema mostra inoltre la disponibilità dei prodotti equivalenti presenti in farmacia, la relativa giacenza e le informazioni necessarie per la loro eventuale sostituzione. Per ogni prodotto equivalente vengono visualizzati prodotto, giacenza e quota, oltre alle icone relative al Robot e all'utente. L'icona dell'utente identifica il prodotto acquistato recentemente dal cliente e viene mostrata anche quando la sua giacenza è pari a 0. 

 

Per procedere con l’erogazione è possibile selezionare il prodotto direttamente dal tab della ricetta oppure leggerlo tramite il lettore ottico. Per ogni prodotto inserito deve essere indicato il codice di targatura, dato obbligatorio per completare correttamente l’erogazione. Il prodotto erogato viene visualizzato insieme a quello prescritto, permettendo di verificare la corrispondenza tra prescrizione e dispensazione. Nel tab della ricetta vengono inoltre visualizzate due icone: l'icona a forma di stella indica l'eventuale sostituzione del prodotto; quando è grigia significa che il prodotto non è stato sostituito. L'icona a forma di pallino indica invece la correttezza della spedizione: è verde quando la prescrizione è stata rispettata e rossa quando non è stata rispettata. Le apposite indicazioni consentono di evidenziare eventuali sostituzioni e la correttezza dell’erogazione.

 

Quando viene raggiunta la quantità prescritta, il gruppo della ricetta viene chiuso automaticamente e il gestionale comunica l’operazione al sistema centrale, che verifica la correttezza dei prodotti erogati e aggiorna lo stato della prescrizione a “Ricetta Erogata”.

È possibile anche effettuare un’erogazione parziale. In questo caso, se vengono consegnati meno prodotti rispetto a quelli prescritti, la ricetta rimane nello stato di erogazione parziale e può essere completata successivamente. Qualora un prodotto non sia disponibile, è inoltre possibile effettuare una prenotazione: la ricetta viene gestita in modo da consentire la successiva consegna del prodotto prenotato. In questo caso la ricetta viene chiusa con lo stato "Singola prescrizione erogata"; per consegnare successivamente il prodotto prenotato è sufficiente leggere l'NRE della ricette.

Se si tenta di chiudere un gruppo ricetta con un numero di prodotti inferiore a quello prescritto, viene visualizzato il messaggio "Ricetta erogata parzialmente".

Una ricetta già erogata può essere richiamata dal gestionale per effettuare determinate operazioni, come la modifica dello stato o l’annullamento, secondo le procedure previste dal sistema. Dalla sezione Incassi -> Ricette è possibile richiamare una ricetta e utilizzare le funzioni "Chiudi Sospesa", "Annulla Ricetta", "Trasmetti" e "Trasferisci Tariffazione". "Chiudi Sospesa" porta una ricetta parzialmente chiusa allo stato "Ricetta Erogata", mentre "Annulla Ricetta" riporta una ricetta erogata allo stato "Ricetta da erogare". Per modificare una ricetta già erogata è possibile leggere nuovamente NRE e codice fiscale dal promemoria; il sistema avvisa che la ricetta verrà annullata e dovrà essere erogata nuovamente.

È inoltre possibile trasmettere ricette elettroniche senza movimentare la giacenza dei prodotti e senza registrarle negli incassi, utilizzando la funzione "Vendite-> Trasmissione Differita Ricette".

Dalla Start Page, tramite il riquadro "Ricette Elettroniche", è possibile tenere sotto controllo le ricette in scadenza e quelle sospese del mese corrente e del mese precedente; per le ricette in scadenza è possibile configurare il numero di giorni di anticipo con cui visualizzare la segnalazione.

 

Autenticazione a più fattori

Per garantire una maggiore sicurezza nell’accesso ai dati delle ricette elettroniche sono state introdotte procedure di autenticazione a più fattori (MFA). Le procedure sono state definite da Sogei distinguendo tra Regioni SAC e regioni SAR; per le Regioni SAC la gestione è centralizzata, mentre per le Regioni SAR le modalità sono definite a livello regionale. 

Per le Regioni che fanno riferimento al SAC, il responsabile o direttore della farmacia deve certificare il proprio indirizzo e-mail sul portale SistemaTS, effettuando l’accesso tramite SPID, CIE o TS-CNS. La certificazione viene effettuata una sola volta e nuovamente solo in caso di modifica dell'indirizzo mail, Dopo l'accesso a SistemaTS tramite SPID, CIE o TS-CNS, si seleziona "Sicurezza-> Certifica mail", si inserisce l'indirizzo mail e si conferma tramite il codice ricevuto per posta elettronica. L’indirizzo e-mail certificato viene utilizzato per ricevere l’ID-sessione necessario alla gestione delle ricette elettroniche. Nel gestionale, il pulsante "MFA" consente anche di verificare lo stato del token e richiederne uno nuovo quando è scaduto. Dopo aver ricevuto il token via mail, questo viene inserito nel campo "Token" e verificato prima della conferma. Una volta validato, il token viene condiviso tra le diverse postazioni della farmacia fino alla scadenza. 

Il gestionale mostra inoltre un promemoria a partire da 10 minuti prima della scadenza del token.

Per le Regioni che utilizzano un SAR, invece, le modalità possono essere definite a livello regionale. In Lombardia, ad esempio, la procedura prevede l’autenticazione certificata del responsabile della farmacia o di un operatore abilitato direttamente attraverso il portale regionale. Una volta effettuata l’autenticazione, il token viene acquisito automaticamente dal gestionale e utilizzato per le comunicazioni relative alla ricetta elettronica per il periodo di validità previsto. In Lombardia il token ha un periodo di validità previsto di almeno 8 ore e non deve essere trascritto manualmente nel campo Token. L’autenticazione può essere configurata anche per i singoli operatori della farmacia e tale impostazione è necessaria per utilizzare determinati servizi collegati al Fascicolo Sanitario Elettronico.

Ricetta elettronica veterinaria

La gestione della ricetta elettronica veterinaria segue una procedura analoga, ma presenta alcune specificità. L’identificativo della ricetta è costituito da un codice numerico di 13 cifre associato a un PIN di 4 cifre.

Prima di poter dispensare una ricetta veterinaria è necessario configurare nel gestionale i dati identificativi della farmacia e predisporre una specifica tipologia di vendita veterinaria.

La tipologia di vendita veterinaria viene configurata in Strumenti-> Tabelle-> Tipi Vendite, creando un'apposita voce con segno"-", calcolo "Contanti" e parametro "Veterinaria attivo".

 

Anche per le ricette veterinarie è prevista l’autenticazione forte tramite CIE o SPID. Dal 1° giugno 2026 queste modalità sono diventate necessarie per l’accesso ai servizi VetInfo, rendendo insufficienti le sole credenziali costituite da utente e password. Per abilitare Apodesk alla gestione delle Ricette Elettroniche Veterinarie, il referente dell’account VetInfo deve effettuare l’accesso tramite autenticazione forte CIE o SPID. Dal gestionale, nella sezione Vendita, è necessario accedere al tab “Ricetta Elettronica”, selezionare la voce “Veterinarie” e cliccare sul pulsante “Richiedi”.

Si apre quindi il portale VetInfo, nel quale è possibile scegliere la modalità di autenticazione preferita e completare l’accesso. L'autenticazione non ha una scadenza prestabilita, ma può essere invalidata da determinate situazioni; in questi casi è necessario ripetere la procedura.

Al termine della procedura, tornando al gestionale, nella schermata “Richiesta MFA” compare il token ottenuto, che deve essere confermato tramite il pulsante “OK”.

A questo punto Apodesk è abilitato all’utilizzo dell’autenticazione forte per l’interrogazione e l’erogazione delle Ricette Elettroniche Veterinarie

Durante la vendita è sufficiente selezionare la tipologia di vendita veterinaria e inserire il numero identificativo della ricetta e il relativo PIN. Il sistema comunica con il servizio centrale e prende in carico la prescrizione, visualizzando le informazioni relative alla ricetta, ai prodotti prescritti, alle quantità e alle eventuali disponibilità di prodotti equivalenti. Sono inoltre visualizzati NRE, il codice fiscale, la data e lo stato della prescrizione, oltre alla quantità prescritta e alla giacenza dei prodotti equivalenti.

 

IDEA: per visualizzare anche i prodotti non presenti in giacenza appartenenti allo stesso gruppo di equivalenza, è possibile utilizzare la funzione “Visualizza equivalenti”. In questo modo il gestionale permette di consultare anche gli altri prodotti appartenenti allo stesso gruppo e valutarne la disponibilità.

A questo punto per inserire i prodotti posso fare doppio clic sui prodotti nel tab Ricetta Veterinaria oppure leggerli tramite lettore ottico. Per ogni prodotto inserito compare una maschera per l’inserimento del lotto della scadenza.

Per ogni prodotto veterinario erogato è necessario inserire lotto e data di scadenza, entrambi obbligatori. Il gestionale permette di confrontare i prodotti erogati con quelli prescritti e di evidenziare eventuali sostituzioni o anomalie nell’erogazione.

Nella schermata della ricetta sono inoltre presenti delle icone che permettono di identificare rapidamente lo stato dei prodotti: l'icona a forma di stella indica una sostituzione, mentre l'icona a forma di pallino segnala lo stato della corrispondenza tra prodotto prescritto ed erogato. L'icona a forma di stella indica l'eventuale sostituzione del prodotto, mentre l'icona a forma di pallino verde quando la prescrizione è stata rispettata e rossa quando non è stata rispettata.

 

Al raggiungimento della quantità prescritta, la vendita viene chiusa e le informazioni vengono trasmesse al sistema centrale. Se vengono erogati meno prodotti rispetto a quelli prescritti, la ricetta assume lo stato “EVASA PARZIALMENTE”, consentendo di erogare successivamente i prodotti rimanenti.

Attenzione: se vuoi modificare una ricetta già erogata devi riaprirla dagli incassi. Dalla stessa sezione è possibile visualizzare le ricette veterinarie utilizzando il filtro "Tipo Vendita".

Dagli incassi puoi visualizzare tutte le ricette veterinarie utilizzando il filtro “Tipo Vendita”.

Ricette ricevute direttamente in farmacia

Un’ulteriore modalità di gestione è rappresentata dal servizio “Ricetta in Farmacia”, che permette ai clienti di inviare direttamente alla farmacia le proprie ricette NRE dopo averle richieste al medico. La farmacia riceve le prescrizioni attraverso il portale e può prenderle in carico, preparare i prodotti e informare il cliente quando sono pronti.

Il servizio può essere utilizzato sia per il ritiro in farmacia sia, qualora la farmacia offra il servizio di consegna, per il delivery a domicilio.

Per utilizzare questa funzione è necessario attivare il relativo modulo nel gestionale e configurare i dati richiesti, tra cui il codice ministeriale della farmacia.

È inoltre possibile configurare l’invio di SMS per notificare alla farmacia la presenza di nuove ricette da gestire e per informare il cliente quando la ricetta è pronta per il ritiro. Il sistema può eseguire automaticamente il download delle ricette presenti sul portale e salvare le relative schede anagrafiche dei clienti.

Le ricette ricevute sono consultabili nella sezione Moduli> Ricette in Farmacia. Da questa sezione è possibile aggiornare l’elenco per scaricare le ricette  presenti sul portale, oppure eliminarle.

Tramite il bottone “Registro” è possibile visualizzare le operazioni effettuate sulle ricette.

IDEA: utilizza “Ricette in Farmacia” per visualizzare le ricette che hai da gestire e quelle da consegnare.

Per poter gestire le ricette vai in Vendita e clicca sul bottone “Ricette in Farmacia” presente nel Tab “Ricette elettroniche”.

Le ricette che devono ancora essere preparate vengono visualizzate nello stato “Da allestire”.

A questo punto la farmacia può procedere in due modi. Se la vendita viene chiusa normalmente, la ricetta viene considerata evasa, ad esempio quando il cliente ha ritirato i prodotti oppure quando la consegna tramite delivery è stata effettuata. Se invece la preparazione viene completata prima del ritiro, è possibile interrompere la vendita: la ricetta viene mantenuta nello stato “Da evadere” e, se configurato, il cliente può ricevere una comunicazione che lo informa della disponibilità dei prodotti.

Nel complesso, la gestione informatizzata delle ricette consente quindi di seguire l’intero percorso della prescrizione, dalla ricezione e presa in carico fino alla preparazione, erogazione, eventuale evasione parziale, prenotazione, consegna e trasmissione delle informazioni ai sistemi centrali. L’utilizzo delle procedure di autenticazione e dei sistemi di controllo permette inoltre di garantire una maggiore sicurezza nella gestione dei dati e nelle comunicazioni con i sistemi centrali.