Guida alla ricetta elettronica
La ricetta
elettronica permette di gestire in modo informatizzato le prescrizioni mediche
e veterinarie, dalla presa in carico fino all’erogazione dei prodotti. Per
poter utilizzare correttamente il servizio è necessario configurare il
gestionale della farmacia con i relativi dati identificativi e assicurarsi che
i dispositivi utilizzati per la lettura dei codici siano correttamente
configurati.
Ricetta elettronica
L’identificativo
della ricetta elettronica è il NRE
(Numero di Ricetta Elettronica), riportato sul promemoria attraverso due
codici a barre.
Per poter
dispensare una ricetta elettronica è necessario inserire nel gestionale i
codici identificativi della farmacia, attraverso la sezione dedicata ai dati
della farmacia. I parametri richiesti possono variare in base alla Regione. Ad
esempio, per la Lombardia sono richiesti il Pincode, l’ID della farmacia e il
nome del PC o l’indirizzo IP della postazione sulla quale sono presenti la
smart-card e il software SISS; in altre Regioni possono essere richiesti
ulteriori dati, come il codice fiscale e la provincia.
Una volta
completata la configurazione, durante la vendita è possibile leggere tramite il
lettore ottico i due codici a barre che compongono l’NRE e il codice fiscale dell’assistito.
Il codice fiscale
è generalmente obbligatorio, ad eccezione degli assistiti stranieri. In alcune
Regioni è inoltre possibile ricercare le ricette direttamente attraverso il
Fascicolo Sanitario Elettronico, utilizzando i dati identificativi richiesti
dal sistema.
Per garantire la
corretta lettura dei barcode è necessario configurare adeguatamente il lettore
ottico. La procedura varia in base al modello utilizzato e prevede, per i
dispositivi supportati, la lettura in sequenza degli appositi codici di
configurazione. Una corretta configurazione del lettore è quindi indispensabile
per poter acquisire correttamente i dati presenti sul promemoria della ricetta
elettronica.
Una volta inseriti
i dati della ricetta, il gestionale comunica con il sistema centrale e procede
alla presa in carico della
prescrizione. Nel tab dedicato alla ricetta elettronica vengono visualizzate le
principali informazioni: NRE, codice fiscale, eventuale esenzione, ASL, data di
prescrizione, giorni di validità residui, stato della ricetta, prodotto o
gruppo di equivalenza prescritto e quantità richiesta.
Il sistema mostra
inoltre la disponibilità dei prodotti equivalenti presenti in farmacia, la
relativa giacenza e le informazioni necessarie per la loro eventuale
sostituzione. Apposite icone permettono di identificare, tra le altre cose, i
prodotti gestiti dal robot e le eventuali limitazioni alla sostituibilità.
Per procedere con
l’erogazione è possibile selezionare il prodotto direttamente dal tab della
ricetta oppure leggerlo tramite il lettore ottico. Per ogni prodotto inserito
deve essere indicato il codice
di targatura,
dato obbligatorio per completare correttamente l’erogazione. Il prodotto
erogato viene visualizzato insieme a quello prescritto, permettendo di
verificare la corrispondenza tra prescrizione e dispensazione. Le apposite
indicazioni consentono inoltre di evidenziare eventuali sostituzioni e la correttezza
dell’erogazione.
Quando viene
raggiunta la quantità prescritta, il gruppo della ricetta viene chiuso
automaticamente e il gestionale comunica l’operazione al sistema centrale, che
verifica la correttezza dei prodotti erogati e aggiorna lo stato della
prescrizione a “Ricetta Erogata”.
È possibile anche
effettuare un’erogazione parziale. In questo caso, se vengono consegnati meno
prodotti rispetto a quelli prescritti, la ricetta rimane nello stato di
erogazione parziale e può essere completata successivamente. Qualora un
prodotto non sia disponibile, è inoltre possibile effettuare una prenotazione:
la ricetta viene gestita in modo da consentire la successiva consegna del
prodotto prenotato.
Una ricetta già
erogata può essere richiamata dal gestionale per effettuare determinate
operazioni, come la modifica dello stato o l’annullamento, secondo le procedure
previste dal sistema. È inoltre possibile monitorare le ricette in scadenza e
quelle sospese attraverso le apposite funzioni del gestionale.
Autenticazione a più fattori
Per garantire una
maggiore sicurezza nell’accesso ai dati delle ricette elettroniche sono state
introdotte procedure di autenticazione
a più fattori (MFA).
Le modalità di autenticazione possono differire in base al sistema utilizzato
dalla Regione.
Per le Regioni che
fanno riferimento al SAC, il responsabile o direttore della
farmacia deve certificare il proprio indirizzo e-mail sul portale SistemaTS,
effettuando l’accesso tramite SPID, CIE o TS-CNS. L’indirizzo e-mail
certificato viene utilizzato per ricevere l’ID-sessione necessario alla gestione
delle ricette elettroniche. Una volta richiesto il token dal gestionale, questo
viene ricevuto tramite e-mail e deve essere inserito nell’apposito campo. Il
sistema verifica la validità del token e, una volta confermato, lo rende
disponibile alle diverse postazioni della farmacia fino alla sua scadenza.
Per le Regioni che
utilizzano un SAR, invece, le modalità possono
essere definite a livello regionale. In Lombardia, ad esempio, la procedura
prevede l’autenticazione certificata del responsabile della farmacia o di un
operatore abilitato direttamente attraverso il portale regionale. Una volta
effettuata l’autenticazione, il token viene acquisito automaticamente dal
gestionale e utilizzato per le comunicazioni relative alla ricetta elettronica
per il periodo di validità previsto. L’autenticazione può essere configurata
anche per i singoli operatori della farmacia e tale impostazione è necessaria
per utilizzare determinati servizi collegati al Fascicolo Sanitario
Elettronico.
Ricetta elettronica veterinaria
La gestione della ricetta elettronica veterinaria segue una
procedura analoga, ma presenta alcune specificità. L’identificativo della
ricetta è costituito da un codice numerico di 13 cifre associato a un PIN di 4
cifre.
Prima di poter
dispensare una ricetta veterinaria è necessario configurare nel gestionale i
dati identificativi della farmacia e predisporre una specifica tipologia di
vendita veterinaria.
Anche per le
ricette veterinarie è prevista l’autenticazione
forte tramite CIE o SPID. Dal 1° giugno 2026 queste modalità sono diventate
necessarie per l’accesso ai servizi VetInfo, rendendo insufficienti le sole
credenziali costituite da utente e password. Per abilitare Apodesk alla
gestione delle Ricette Elettroniche Veterinarie, il referente dell’account
VetInfo deve effettuare l’accesso tramite autenticazione forte CIE o SPID. Dal
gestionale, nella sezione Vendita, è necessario accedere al tab “Ricetta Elettronica”,
selezionare la voce “Veterinarie” e cliccare sul pulsante “Richiedi”.
Si apre quindi il
portale VetInfo, nel quale è possibile scegliere la modalità di autenticazione
preferita e completare l’accesso.
Al termine della
procedura, tornando al gestionale, nella schermata “Richiesta MFA” compare il
token ottenuto, che deve essere confermato tramite il pulsante “OK”.
A questo punto
Apodesk è abilitato all’utilizzo dell’autenticazione forte per l’interrogazione
e l’erogazione delle Ricette Elettroniche Veterinarie
Durante la vendita
è sufficiente selezionare la tipologia di vendita veterinaria e inserire il
numero identificativo della ricetta e il relativo PIN. Il sistema comunica con
il servizio centrale e prende in carico la prescrizione, visualizzando le
informazioni relative alla ricetta, ai prodotti prescritti, alle quantità e
alle eventuali disponibilità di prodotti equivalenti.
IDEA: per
visualizzare anche i prodotti non presenti in giacenza appartenenti allo stesso
gruppo di equivalenza, è possibile utilizzare la funzione “Visualizza
equivalenti”. In questo modo il gestionale permette di consultare anche gli
altri prodotti appartenenti allo stesso gruppo e valutarne la disponibilità.
A questo punto per
inserire i prodotti posso fare doppio clic sui prodotti nel tab Ricetta
Veterinaria oppure leggerli tramite lettore ottico. Per ogni prodotto inserito
compare una maschera per l’inserimento del lotto della scadenza.
Per ogni prodotto
veterinario erogato è necessario inserire lotto
e data di scadenza,
entrambi obbligatori. Il gestionale permette di confrontare i prodotti erogati
con quelli prescritti e di evidenziare eventuali sostituzioni o anomalie
nell’erogazione.
Al raggiungimento
della quantità prescritta, la vendita viene chiusa e le informazioni vengono
trasmesse al sistema centrale. Se vengono erogati meno prodotti rispetto a
quelli prescritti, la ricetta assume lo stato “EVASA
PARZIALMENTE”,
consentendo di erogare successivamente i prodotti rimanenti.
Attenzione: se
vuoi modificare una ricetta già erogata devi riaprirla dagli incassi.
Dagli incassi puoi
visualizzare tutte le ricette veterinarie utilizzando il filtro “Tipo Vendita”.
Ricette ricevute direttamente in
farmacia
Un’ulteriore
modalità di gestione è rappresentata dal servizio “Ricetta in Farmacia”, che permette ai clienti di inviare
direttamente alla farmacia le proprie ricette NRE dopo averle richieste al
medico. La farmacia riceve le prescrizioni attraverso il portale e può
prenderle in carico, preparare i prodotti e informare il cliente quando sono
pronti.
Il servizio può
essere utilizzato sia per il ritiro
in farmacia
sia, qualora la farmacia offra il servizio di consegna, per il delivery a domicilio.
Per utilizzare
questa funzione è necessario attivare il relativo modulo nel gestionale e
configurare i dati richiesti, tra cui il codice ministeriale della farmacia.
È inoltre
possibile configurare l’invio di SMS per notificare alla farmacia la presenza
di nuove ricette da gestire e per informare il cliente quando la ricetta è
pronta per il ritiro. Il sistema può eseguire automaticamente il download delle
ricette presenti sul portale e salvare le relative schede anagrafiche dei
clienti.
Le ricette
ricevute sono consultabili nella sezione Moduli> Ricette in Farmacia. Da
questa sezione è possibile aggiornare l’elenco per scaricare le ricette presenti sul portale, oppure eliminarle.
Tramite il bottone
“Registro” è possibile visualizzare le operazioni effettuate sulle ricette.
IDEA: utilizza “Ricette
in Farmacia” per visualizzare le ricette che hai da gestire e quelle da
consegnare.
Per poter gestire
le ricette vai in Vendita e clicca sul bottone “Ricette in Farmacia” presente
nel Tab “Ricette elettroniche”.
Le ricette che
devono ancora essere preparate vengono visualizzate nello stato “Da allestire”.
A questo punto la
farmacia può procedere in due modi. Se la vendita viene chiusa normalmente, la
ricetta viene considerata evasa, ad esempio
quando il cliente ha ritirato i prodotti oppure quando la consegna tramite
delivery è stata effettuata. Se invece la preparazione viene completata prima
del ritiro, è possibile interrompere la vendita: la ricetta viene mantenuta
nello stato “Da evadere” e, se
configurato, il cliente può ricevere una comunicazione che lo informa della
disponibilità dei prodotti.
Nel complesso, la
gestione informatizzata delle ricette consente quindi di seguire l’intero
percorso della prescrizione, dalla ricezione e presa in carico fino alla
preparazione, erogazione, eventuale evasione parziale, prenotazione o consegna.
L’utilizzo delle procedure di autenticazione e dei sistemi di controllo
permette inoltre di garantire una maggiore sicurezza nella gestione dei dati e
nelle comunicazioni con i sistemi centrali.